开会发言被批评:真正开好一次会要抓住这3个环节,差一个都不行

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“开个会也不提前发个通知,谁能知道啊?”上周销售部赵经理,因开会发言准备不充分而受到部门领导批评,感到很委屈。

会议结束后,小赵再次打开公司部门的工作群,查找该次会议会前需要完成的相关准备,结果看到了会议要求发言不少于3分钟,而且还要有数据分析。

这回赵经理感觉有些无话可说了,但还是嘟囔了一句:“三天前发个通知,光记住开会时间了,具体细节早就忙忘了,哪有工夫一遍遍爬楼,就不能会议再强调一遍吗?”

开会,往往既是会议参与者的痛,又是会议主持人的难,搞不好就会造成各种不适:

1.冗长。会上领导讲一小时,然后,员工再讲两小时,再转入相互讨论,又来一小时,结果,你说你如何,他说他怎样,要么相互捧,要么相互怼,半个工作日,没了。

2.无效。会议不准时,内容不聚焦,交流不充分,结论不清晰,唇枪舌战老半天,回头落实放一边。

3.互怼。因会前沟通不充分,会下个个是朋友,会上你我成敌人,更有甚者,拍桌而起,摔门而去,丝毫不留情面。

4.冷场。主持人抛出个话题,参会人员,你瞅我,我瞅你,谁也不愿讲第一句,实在不行,来个流水作业,依次发言,也是三言两语,应付几句,草草结束,坐等举手同意。

相信,这样的弊端,身处职场的你,也一定经历过。于是,你或许会不由地喊出一句:“这样的会,趁早别开。”

然而,有句话,“花儿,是无罪的。”同理,“会议,也是冤枉的。”会议,本身没有错,而是在于参与者不会开会,以致于使得会议带来了时间上的浪费、内容上的跑偏还有效果上的缩水等各种问题。

因而,必要的会议还是应该开的。正如冯唐在他所写的《冯唐成事心法》那本书中所提,如果想成事,请把开会作为你最喜欢的运动,修炼成你最擅长的运动。

一个人想成事,很难,更多人一起成事,更难,有效的解决方法,就是要统一思想,协调行动,形成合力,而做到这一点,就必须通过开会,实现一对多沟通,达成“多人同心,其利断金”。

那么,如何高效地完成一次会议?我在《冯唐成事心法》这本书中找到了答案,关键在于构建开会的“闭合”回路,具体来讲,需先后经历三个环节:

第一个环节,会前准备

俗话说,不打无准备之仗。开会也是如此,提及准备,最好能做到一张会序统全局。如下图:

概括来讲,就是要做到“5w”,即,what(什么主题);when(什么时候);who(谁参加);where(在哪里);why(为什么)。

将该会序提前下发后,围绕会序大体框架,所有与会人均做好相应的发言准备,必要时可以辅助课件。

需要强调的是,会前两三个小时,会议主持人要将会序再次传至工作群,一来,可以再做强调;二来,免去前期会议通知因为被其他信息淹没,出现与会人员再次爬楼翻看会议细节的麻烦。

第二个环节,会中控制

主要控制3个卡点:第一个,时间。1)与会人员准时参加,可于开会前10分钟,在群内再发开会时间以示提醒;2)发言人员,按规定时间发言。

第二个,内容。1)对于发言人员所讲内容,可以运用白板做关键记录;2)整体会议内容形成会议纪要。

第三个,节奏。会议应设立有一定威望的主持人,当会议议题出现跑题或者被他人带偏时,要及时予以纠正,同时,参会人员不提意见建议时,要采取灵活方式,激活人员的参与热情。

第三个环节,会后管理

最主要就是要做到会上形成的决议,明确的分工,落实的人员的会后执行情况,进行实时跟踪督导。

若遇难以克服困难,可及时反馈,若有必要,也可再召集会议,集中研究解决办法。而不能将会后形成决议的事情,因各种因素,拖拖就过去了。

如此而又简洁、实在的阐述,来自于冯唐在职场当中学习实践三个方面经验的浓缩,分别是:麦肯锡方法论、东方管理学(尤其是曾国藩智慧)和20年的管理实践。

《冯唐成事心法》这本书共分四部分,知己、知人、知世和知智慧。前三个方面,是从小处着手,最后一个方面是从大处着眼,可以在更高的层次上,做更大的事。

可以说,书中阐述的每一条道理、每个观点乃至每个具体方法,都是冯唐在职场当中亲历亲测过去的,既有针对性,又有可操作性,更重要的是实在管用。读起来,也是通俗易懂,毫不费力。

身处职场的你,尤其已经成为手中有一定权限的领导或者管理层,需掌握的何止是开会,团队管理、人际交往乃至人格魅力等等,都需要并驾齐驱,不能偏废,倘若出现一两处“硬伤”,接下来很可能就会陷入被动,甚至出现一着不慎、满盘皆输的“惨”局。

这本书正如冯唐所说,将自己二十年职业管理生涯中吃过的苦、踩过雷、翻过的山、见识过的人,总结为“冯唐成事心法”,既是你职场必备技能“修炼术”,也是你是工作开展的“避雷针”。

54元的价格,不及一顿饭钱,却能获得20年的职场成事真经,绝对物超所值。感兴趣的点击商品链接卡,让冯唐带着你一起成事,成大事!

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作者:职路施语

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