阅批件未及时找到，险遭离职：员工能否高效工作，一看办公桌便知

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上周发生的一件事，让职员小赵现在想起来还心有余悸。

那是上周五下午，按公司例行规定，全体中层以上领导干部要在周末前一天进行大交班。会上各部门负责人要进行一周的工作汇报，发言时间不少于3分钟，内容要用数据与事实说话，不讲客套话。

根据这一要求，职员小赵将含有详细数据统计的汇报材料交至部门领导张经理那里后，便继续忙其他工作了。

没过多长时间，张经理便打来了电话，让小赵将他所指定的大领导签完的阅批件拿给他，汇报工作时要用。

“好的，好的，马上送到。”这边小赵答应着，那边立马开始寻找张经理要的那份阅批件。

谁知找到大概10多分钟还是未能找到，眼瞅着会议马上就要开始了，看到张经理从微信发来3个“快！快！快！”的文字，小赵额头已经开始冒汗了。

“这不在这儿吗？”幸好旁边的小刘，也伸手过来帮忙，并在最底下的抽屉里发现了那份阅批件。

就这样，总算躲过一“劫”。但事后张经理对小赵的办事效率提出了严肃批评，指出如果再因这样的事情出现问题，造成严重影响就得按公司规定做辞退处理。

职场里，或许你也会遇到这样一种看似很怪的现象：平时不想找的文件材料，总会时不时地出现，倘若真的想要找了，却总是难以找到。

背后的真正原因，不在于文件资料自身长腿而多善于躲藏，而是在于本人对于所属文件资料、各类物品的保管存诸执念太深，总是在想，“万一哪天能用得上呢。”

从而对各种文件资料，各类物品来者不拒，只做加法，不做减法，以致各类文件资料、其他物品、零碎杂物等越积越多，从而出现了“想找找不到，不想找随处冒”的情况。

降低了办公效率，总是在一切都是乱糟糟的环境中东翻西找，使得个人的精力和时间都被毫无价值地浪费掉了，且结果是临时捉瞎，并以未找到要找的资料为最终结局。

与此同时，还非常容易增加办公出错概率。比如，拿错文件、装订串页等等，会因此而出现在自己的日常工作当中。

更为糟糕的是，随意放置的凌乱的东西，还会随时分散你的注意力。一份放在你办公桌上无关紧要的邀请函，都可能把你的注意力转移掉。

那么，如何解决因办公桌收拾不干净而导致工作效率下降，出错概率增加这一问题，需要把握好这4个原则，具体来讲：

1.便捷化

要使办公室整洁，办公桌清爽，将个人办公区先做一个整体规划则是必要前提。总的原则是格局清晰，便于拿取。一般来说，整个个人办公区，无非是办公桌和抽屉两大块，

就办公桌而言，办公桌面大致分为左右两个大区。

心理学中有一种NLP（神经语言编程）的理论认为，人们在回忆过去的事情时倾向于朝左看，而构想未来的蓝图时，则倾向于朝右看。

据此，可以将已经处理过的材料放在左边，表示已经完成；把能够启发思维的，计划书、参考书等资料放在右手边。

而对于正在给领导撰写的稿子，手头需要上报的数据表格或者其他事务，则放在本人中间，以增强个人完成此项工作的紧迫感。

就抽屉而言，可以采取“常用置顶，非常用置下”的方式，将常用的，诸如，名片、阅批夹、签字笔等物品可以放置第一层，其余按常用性由上至下依次放置。

对于抽屉内部则可以用隔板或纸盒把抽屉再隔成不同的区域，如此会更加有秩序；而对于零碎物品可以先装入透明微小型收纳盒，再放入抽屉，便于随手取用。

2.固定化

办公过程中，或许会出现这样一个场景，自己手里拿的物品，随手一放，再想找到，就会变得相对困难，时常怀疑自己的记性出了问题，实则是没能将所属物品加以固定化所致。

比如，一个纸巾盒一会到了桌面左边，一会又到了桌面中间，再过一会儿到了右边。几次变换下来，你的桌面便会被搞得一团糟。

为此，对于桌面上的常用办公物品做到固定在桌面上伸手可及的某处，且一般不要超过3个，显得非常必要。

比如电话，就固定在桌子的左上角，方便接听电话与进行笔记记录；工作笔记本，只放在桌子正中，低头能看，拿起笔能写。领导签阅过的重要文件更是要放置到抽屉或文件柜等固定位置，一经确定不再更改。

当你将办公桌上那些容易在桌面上游走，侵蚀工作空间的东西被固定住之后，长期坚持下来，摆放有序，秩序井然的办公桌面便会形成，你的注意力也会因此而变得更加集中，工作效率也会因此而得以大幅度提升。

3.精简化

越少，则越容易被聚焦。从事过桌面办公的人员都会有这样的体会，办公桌上有什么，你的时间与精力就会投放在哪里，从而无形拉低你的工作效率。

比如，有的人习惯将爱看的书、杂志、报纸等放在桌面上，这些物品，不但将占据有限的工作空间，更会使拉走你的兴趣，进而使得你正式工作开始的时间会因此而往后推迟，有时甚至会在半个小时以上。

对此，对一些必要的需要认真存放的资料，具体有3类：

1）原件类：各类证书、正式文件、签署协议等等，属于仅此一份，复制无效那种，必须要妥善保管。

2）批示类：主要在于领导的亲笔批示，原汁原味，不可仿效，除具有管理效力，还意味着“尚方宝剑”，有着对抗效力，并且还可以成为凭证，用途很大。

3）借鉴类：设计新颖精美的会议手册、单位简介等等，具有唯一性与专属性，对日后工作开展与活动组织，有着很强的参考借鉴的意义，也可以留存。

除上述必要资料，加以保留之外，其余完全可以予以清除。

最后，不要寄希望于各式各样的收纳盒、收纳箱之类的箱盒，将物品不经选择与甄别地悉数放进去，看似桌面清爽了。实则，不叫精简，只能换个方式存放，也就属于一种变相增加。总量不精简，问题就不会彻底得到解决。

4.电子化

就是能将纸质资料转化成电子版，尽可能做到电子化。既可以最大限度地压缩物理存放空间，也便于利用电脑的搜索功能，方便文件资料的日后查找。

一是索取。假如手头只有纸质文档，可以向材料提供方取得联系，请求分享一下电子档，一般情况下都会被允许，对于敏感的文件内容，还可以加装电子密码，增强电子文档的专属性。

二是下载。很多资料信息，比如使用手册、说明书、法规制度等，完全可以从网上下载而来，没有做保存的必要。若确需使用时，去网上找生产商、数据库下载电子版即可。

三是扫描。这个主要是针对没有电子档的文件，可以采取扫描的形式加以存储。尤其是对于对方递过来的名片，推荐使用从手机应用商店、软件商店或应用宝中下载各类名片扫描软件即可完成信息录入。

当你所拥有的文件资料，办公用品还有其它闲杂物品，经过一番“净化”瘦身之后，关键还要坚持每天下班前，利用一定量的时间，坚持重复上述步骤，持续“净化”，防止出现反弹。

坚持一段时间，一旦成为习惯之后，你会发现工作起来，心情开始变得顺畅，工作阻力也会变小，不少工作不再会因个别文件资料找不到、很难找而被你左推右推，造成拖延。

可以说，办公桌清爽，办事也开始变得很轻松。

结语

记得之前有位领导说过这样一句话，他最欣赏部下做事的方式是这样的：问及某件事情，他会立刻找到相关文件；交给某件资料，他也会即刻做好相应存档，妥善处理，非常高效。

职场工作最重要的素质从来都不是创造力，而是高效、精干、整洁的桌面及由此带来的有条不紊、稳步推进的行动

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作者：职路施语

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